Condo KL dah ada penyewa. Boleh lantik pengurus sekarang?

Cari penyewa dan urus sewaan ialah kerja berbeza

Cari penyewa ialah kerja memulakan sewaan: iklan, viewing dan urusan masuk. Bila seseorang sudah tinggal di situ, kerja bertukar kepada tenancy yang sedang berjalan, rekod bayaran, aturan akses dan perkara yang masih belum selesai.

Jika ejen membantu anda mencari penyewa, semak dahulu skop lantikan asal. Ada yang masih bantu follow up, ada juga yang skopnya selesai apabila penyewa masuk. Kedua-duanya boleh jadi aturan yang dipersetujui. Yang perlu jelas ialah kerja mana sudah ada orang urus, supaya tidak bertindih.

Nak kurangkan urusan harian tak semestinya perlu tukar cara sewa. Mulakan dengan sewaan jangka panjang yang sedia ada, bukan terus merancang untuk buat Airbnb atau meminta penyewa keluar.

Semasa serahan, kumpulkan status semasa unit

Sebelum pengurusan bermula, elok maklumat ini disemak bersama:

• Tarikh mula dan tamat tenancy, kadar sewa semasa dan perbincangan renewal yang sudah berjalan.
• Kedudukan bayaran terkini serta apa-apa jumlah yang belum selesai. Jangan anggap jumlah yang masih dipertikaikan sebagai hutang yang sudah dipersetujui.
• Siapa memegang deposit dan rekod yang ada. Jangan terus anggap deposit akan dipindahkan kepada pengurus baharu.
• Senarai perabot dan peralatan, masalah yang diketahui serta pembaikan yang belum siap.
• Skop ejen sedia ada, aturan akses dan janji temu supplier atau technician yang sudah dibuat.

Kalau quotation pembaikan lama tak jumpa, catatkan juga. Orang baharu yang masuk WhatsApp group tak semestinya tahu mesej mana keputusan terakhir atau technician sudah datang ataupun belum.

Untuk beberapa unit, status setiap unit masih perlu direkodkan berasingan walaupun satu team menyelaraskannya. Lihat pengurusan beberapa unit untuk cara memulakan perbincangan portfolio.

Penyewa perlu tahu siapa hendak dihubungi

Sebelum beri penyewa nombor contact baharu, setuju siapa urus permintaan harian dan bila aturan itu bermula. Kemudian semak perkara yang masih terbuka: yang mana team baharu sambung, yang mana masih perlukan pemilik atau ejen asal?

Jika arahan bayaran sewa akan berubah, sahkan arahan yang dibenarkan secara bertulis sebelum memaklumkan penyewa. Jangan minta penyewa menukar akaun bank hanya kerana nombor baharu sudah masuk group.

Lawatan dan pembaikan juga perlu diselaraskan dengan penyewa serta keperluan bangunan. Ada orang urus unit bukan bermakna rumah yang sedang diduduki boleh dimasuki pada bila-bila masa.

Serahkan kerja koordinasi, kekalkan keputusan penting

Bincangkan apa yang team boleh selaraskan, seperti janji temu technician, follow up pembaikan yang sudah diluluskan dan penyimpanan rekod berkaitan. Tentukan juga perkara yang perlu dirujuk kepada anda, termasuk kelulusan belanja, pilihan penggantian peralatan dan keputusan tenancy.

Contohnya, penyewa lapor air-con bocor. Mengikut skop yang dipersetujui, team boleh menyelaraskan pemeriksaan dan membawa dapatan serta quotation untuk anda semak. Jika belanja itu memerlukan kelulusan anda, keputusan masih di tangan anda. Ini contoh aturan untuk dibincangkan, bukan pakej pembaikan tetap Neststay atau janji masa respons.

Tujuannya supaya setiap mesej tentang jadual dan follow up tidak terus sampai kepada anda. Kos dan tanggungjawab pemilikan masih ada. Masalah besar, sewa belum dibayar atau pertikaian mungkin perlukan keputusan dan nasihat profesional. Pengurus tidak menjamin sewa atau bayaran tunggakan.